PDF ist ein allgemein bekanntes und verwendetes Format. Es ist ein anerkannter Standard für die Veröffentlichung von Dokumenten. Aufgrund seiner plattformübergreifenden Kompatibilität und seiner Fähigkeit, das Layout und die Formatierung des Inhalts unabhängig vom verwendeten Gerät oder Betriebssystem beizubehalten, ist PDF weit verbreitet.
Ob für
- E-Books,
- Präsentationen,
- Formulare oder
- Berichte,
PDF ist die bevorzugte Option für viele Anwendungen, da es eine professionelle und sichere Methode zum Austausch von Informationen bietet.
Was ist PDF?
PDF, was für "Portable Document Format" steht, ist ein von Adobe Systems entwickeltes Dateiformat. Es wurde konzipiert, um Dokumente darzustellen, unabhängig von Software, Hardware und Betriebssystem. Nachfolgend einige wesentliche Eigenschaften von PDF:
- Plattformunabhängigkeit: PDFs können auf verschiedenen Betriebssystemen und Geräten angezeigt werden, wobei Layout und Formatierung unverändert bleiben.
- Layout und Formatierung: PDF-Dateien behalten das ursprüngliche Layout, die Schriftarten, Bilder und Grafiken des Dokuments bei, so dass es genau so aussieht, wie es der Ersteller beabsichtigt hat.
- Sicherheit: PDFs können mit Passwörtern und verschiedenen Sicherheitsmechanismen geschützt werden, um den Zugriff auf vertrauliche Daten zu regeln.
- Interaktivität: PDFs können Elemente wie Formulare, Schaltflächen, Hyperlinks und Multimedia-Inhalte enthalten, die eine Interaktion ermöglichen.
- Komprimierung: PDF-Dateien können komprimiert werden, um ihre Größe zu verringern, ohne die Qualität des Inhalts zu beeinträchtigen.
- Leichte Verbreitung: PDF-Dateien lassen sich leicht erstellen, speichern und verteilen, was sie zu einem weit verbreiteten Format für die Verteilung von Dokumenten macht.
PDFs finden oft Anwendung in vielen Bereichen, wie etwa Berichten, E-Books, Formularen, Präsentationen und weiteren. Sie gewährleisten die Integrität der Inhalte und sind daher besonders nützlich für das Archivieren oder Drucken von Dokumenten.
PDF in der digitalen Welt
Wir leben in einer Welt, die von Tag zu Tag digitaler wird. Vor allem in der EU muss langfristig mehr für die Digitalisierung getan werden. Schon heute werden viele Geschäftsbriefe durch digitale Kommunikation ersetzt.
Kontoauszug bei der Bank ausgedruckt?
Das wird immer mehr zur Seltenheit. Man loggt sich in sein Online-Banking ein und kann dort seine Kontoauszüge einsehen und als PDF herunterladen, um sie lokal zu archivieren.
Rechnungen per Brief?
Das ist nicht mehr zeitgemäß. Mittlerweile werden viele Rechnungen digital ausgestellt. Das ist gut so, denn dadurch werden weniger Bäume gefällt, was nur zu begrüßen ist.
Auch im privaten Bereich können viele Dokumente digitalisiert werden. Ein Blick in den Archivordner genügt, um Dokumente zu finden, die älter als 20 Jahre sind. Diese als PDF zu archivieren, ist sicher keine schlechte Idee.
Auch Museen und Bibliotheken profitieren enorm von PDF. Sie verfügen über jahrhundertealte Schriften, die unbedingt digital erhalten werden müssen, denn Papier hat immer ein Verfallsdatum.
Ein PDF hingegen ist nach heutigen Erkenntnissen zeitlos.
Dokumente als PDF archivieren, so geht’s
Dokumente müssen digitalisiert werden, wenn sie als PDF gespeichert oder archiviert werden sollen:
Smartphone – der Alleskönner
Da jeder ein Smartphone mit einer recht guten, hochauflösenden Kamera besitzt, ist die einfachste Art der Digitalisierung von Dokumenten das Abfotografieren der Dokumente.
Dazu wird das Dokument in einen Schnellhefter mit durchsichtiger Vorderseite gesteckt. Dadurch wird das Dokument geglättet. Anschließend wird das Smartphone von oben auf das Dokument gehalten und das Foto aufgenommen.
Anschließend kann das Bild direkt auf dem Handy bearbeitet werden, indem überschüssige Ränder entfernt werden. In vielen Fällen kann das bearbeitete Dokument dann direkt als PDF extrahiert werden.
Scanner für professionelle Digitalisierung
Für die Digitalisierung von Dokumenten benötigt man im besten Fall einen Scanner. Gute Scanner gibt es bei Amazon schon für unter 100 Euro. Diese können Dokumente in hoher Auflösung einscannen und haben oft eine integrierte Funktion, um den Scan als PDF auszugeben.
Der Scanner erstellt ein Bild des Dokuments, und das Bild wird einfach eingebettet, wenn das PDF erstellt wird. Der Nachteil ist, dass der Text nicht markiert oder kopiert werden kann. Viele komfortable PDF-Funktionen können daher nicht genutzt werden.
Die Lösung?
Text aus Bildern extrahieren
Nachdem ein Dokument gescannt wurde, kann es mit speziellen Tools gelesen und der Textinhalt extrahiert werden. Dabei wird das Bild analysiert und der gesamte erkannte Textinhalt extrahiert.
Mittlerweile bieten die Standard-Bildbearbeitungsprogramme vieler Betriebssysteme diese Funktion an – viele Windows-Programme verfügen über eine entsprechende Funktion, was sehr praktisch ist, da keine externen Lösungen benötigt werden.
Alternativ können Online-Tools wie dieses verwendet werden, um Text aus Bildern zu extrahieren. Der Text kann dann in ein Textdokument eingefügt und als PDF exportiert werden.
Fazit
PDF wurde entwickelt, um sehr lange in der digitalen Welt zu existieren. Es ist kein Format, das morgen durch etwas anderes ersetzt werden kann oder muss. Wenn es um Archivierung geht, ist PDF zweifellos die Nummer eins.
Obwohl es für E-Books und viele andere Arten des digitalen Publizierens sehr beliebt ist, eignet sich PDF hervorragend für die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten.
Jeder sollte sich mit der Digitalisierung beschäftigen, denn Papier altert und die Informationen darauf können sehr wertvoll sein, vor allem für die kommenden Generationen.
Wer den schnellsten Weg zur Digitalisierung von Dokumenten sucht, sollte PDF als Format wählen. Es gibt keine Alternative, die auf allen elektronischen Geräten funktioniert. Das macht es zu einem universellen Werkzeug für eine nachhaltige und kostenlose Archivierung im digitalen Zeitalter.